《二代大學X今周刊 12堂管理課》向下傾聽、向上理解 信任溝通怎樣做?

今周刊 向下傾聽、向上理解 信任溝通怎樣做?
撰文|陳虹宇採訪整理 圖檔來源|唐紹航攝影 期別|1177期 日期|2019-07-10

台灣企業有九八%是中小企業,而且超過一半正面臨二代接班問題,接班,除了是企業領導人的交棒,同時也伴隨著在數位浪潮下,二代被迫面臨企業轉型升級的難題。

《今周刊》與全國中小企業總會發起的「二代大學」合作,將二代面臨的問題集結成12堂管理課,這12堂課不僅是他們要傳承翻轉老企業的課題,同時也是所有企業經營者共同的挑戰。

如何取得員工信任,是任何管理者面臨的領導第一課,而對於接班的二代更是不容易的事情。往往,還在累積產業專業的同時就得面臨管人的難題。一代與二代之間的溝通,更有一些普通公司碰不上的「眉角」。

現年三十六歲的黃怡穎,是台中精機廠第三代,已進入公司九年,擔任董事長特助,協助爸爸(董事長)財務、人事方面的運作。台中精機廠已成立六十五年,主要生產工具機、塑膠射出機等產品,公司員工超過八百人。

現年三十五歲的陳志偉,是哈鏌執行副總,負責公司業務部分,進公司工作十一年。哈鏌成立三十九年,主要生產機械手臂,員工人數五十人。

兩人在公司遇到的情況雖不同,但皆根植於要如何在接班後迅速地提升自己的領導影響力,除了取得一代的信任外,也要爭取員工的認同,才能算真正完成「接班」,也因此他們遇到的困擾問題是:

● 如何與資歷比自己更久的老臣們溝通相處,讓他們成為自己的助力而不是阻力?

● 如何取得員工信任,建立自己的領導威信?

● 有什麼訣竅可以協助建立有效的組織溝通文化?

今周刊(以下簡稱Q):妳進入公司已近十年,十年來看到公司發展面臨什麼問題?

黃怡穎(以下簡稱黃):我不是學機械的,一開始到公司是做一些比較外圍的,例如品牌、型錄等等,但做了一段時間以後,發現公司內部需要被改善的其實是根本上的文化問題。譬如,以前我們的主管習慣報喜不報憂,這對公司不是好事。我想透過溝通去了解公司內部的問題,看看自己能做些什麼?

教練陳朝益(以下簡稱教):台中精機是六十幾年的企業,怡穎想把公司翻轉活化,讓它更有動力,她 在做企業文化經營,與中階員工已經有一套方法去運作,現在公司從目標大會、尾牙到出去參展,都非常年輕化,很不容易。

Q:你用了哪些作法,改善組織內部溝通?

黃:我發現,課長級幹部的聲音不易被聽見,但他們是上層與基層的溝通橋樑。另外,年資五到七年員工離職率最高。我決定舉辦下午茶會,每周找六名年資三至五年的員工或課長級員工,請他們喝下午茶,總共大概兩百多人,希望了解員工想法。

我還成立員工信箱,透過下午茶會跟員工宣導,現在很多員工都會使用,有時候反映的是那種很小的事情,例如抱怨自己主管一些小事,我覺得那也代表我取得員工的信任,大家發現寫信後問題有被認真看待,自然而然願意告訴我許多事情。

教:取得信任後,員工願意把你當成企業內部的contact point(溝通樞紐),知道自己私底下不會被傷害。其實很多時候,願意把事情講出來,問題就已經解決了一半。另外,除了願意把事情講出來外,若又發現自己的意見會被追蹤、有被回饋,信任感更是會大幅提升。

Q:舉辦下午茶會及員工信箱後,對公司整體營運有何改善?

黃:內部溝通狀況變好、員工比較勇於發言,也讓我們後續推動其他改革順利很多。例如蒐集完員工意見後,我們決定推出獎金制度改革。以往高階主管本薪高,配到的獎金也多,但基層員工領的差不多,沒有依據績效做調整。後來進行改革,讓操作複雜機具的作業員,或業績較好的業務,能領到更多獎金;也透過給每個部門限額獎金,讓主管為了使員工平均獎金增加,淘汰不適任員工。

教:他們原本想找顧問公司幫忙規畫,但外人不一定能了解他們公司的文化與特質,不work(行不通),後來決定自己來。

黃:這都要歸功於我跟同事喝了一年的下午茶會!透過訪談同事,我比較清楚公司問題在哪裡,顧問公司也不一定了解我們的文化,土法煉鋼之下,我們目前運作下來還挺合適的。

Q:推動改革過程,有沒有跟爸爸起衝突?怎麼溝通?

黃:改革方面倒還好,我很幸運,爸爸通常放權讓我們做。不過,在公司老臣的管理上,我們會意見不合,像是有些老臣在費用申請上,想要占公司一些便宜,例如要公司幫忙繳周末出遊的超速罰單,我會覺得這不合規定,但我爸會選擇睜一隻眼閉一隻眼。

教:我不強調「接班」,強調「傳承」比較好。一代跟二代間溝通要雙向,我鼓勵二代接班人去了解一代的故事,知道他走過的路後,就能理解有些敏感部分,他不願意改動的原因,接班人願意去了解上一代的故事後,雙方比較容易啟動溝通。

黃:我們公司以前經歷過下市、重整,那些老臣都陪爸爸一路走來,我後來也比較能理解,爸爸是感念那段一起打拚的時光,也就自我調整,把老臣當作公司的國寶。其實那些都小錢,像獎金改革也會得罪老臣或高階主管,但我爸爸就很支持,他會看狀況。

陳志偉(以下簡稱陳):我自己感覺,女兒接班比兒子接班有利,我爸常說女兒是親人、兒子是路人,怡穎的接班路就比我順利很多。

Q:你在接班過程中,遭遇什麼困難?

陳:我當初把接班的順序弄錯了。二代要接班,通常要先認命接班,接著應該要進行溝通,然後才真正介入營運。我當時跳過了溝通這步驟,導致我想改動公司的什麼事情,爸爸都跟我唱反調。

舉例來說當時我想改革倉庫,以往東西很亂,只有一個老員工知道各種零件放哪裡,我想依編號、庫位讓倉儲更有效率,但我爸完全不讓我改,讓我非常挫折,最後既逼走老員工,改革也沒有完成。跟父親鬧得很僵,所以就想跟老師學人事溝通,我記得我寫了好多想推動的事……

教:我只問他一句話:你要做這些事情,你父親知道嗎?建議他放下這些改革,先好好跟父親溝通。

Q:父親不接受你的營運策略,怎麼與他溝通?

教:當時他們正好要去日本看展覽,我建議他利用單獨相處的各種場合,去了解父親並進行溝通。以志偉例子來說,關鍵就是他要示弱、謙卑下來,去尊重、請教,父親會認為「孺子可教」,雙方就能開始溝通。

陳:去日本途中,我讓父親去聊過去的事情,發現自己示弱後,父親真的比較願意講。最後我跟他承認錯誤、重新分工,不再插手工廠業務,我父親心裡是高興的,他是技術本位的人,所以工廠那塊本來就比較不容易放手。現在我一直努力主動跟父親溝通,了解他的過去與想法。

Q:跟父親溝通後,現在接班變順利很多了嗎?

陳:現在跟父親討論時,他反而願意放手讓我做,像倉庫改革,我找老婆來當管理人,父親突然就什麼都OK,我才發現他其實是希望,讓一個值得信任的人來幫助我。

教:暫緩接班後,我還建議他在公司內部也要進行溝通,組建自己的接班團隊也非常重要。

Q:該如何組建自己的接班團隊?

陳:我試著在尾牙大會上推動感謝卡,讓員工關係更緊密,也試著跟老臣進行溝通。以前我會認為老幹部守舊、不配合,但真正跟他們溝通後才發現,那是因為我父親採威權管理,所以他們很少發言,他們其實也待過其他公司,很清楚該怎麼改革。我跟他們說,哈鏌好,大家才會好,鼓勵他們帶動新進員工一起好,其實也都有碰觸到他們的內心,讓他們願意跟著我,讓公司愈來愈好。

教:溝通其實是表面,最底層是尊重,相互尊重,這在華人社會很重要。我常常提點二代,爸爸一定有想法,因為他是經營者,你不去了解、聽清楚他的想法,很容易衝撞。有的二代初進公司,無論是想得到戰功,還是看不慣公司文化,就會想要改變改革。但是,所有領導者都一樣,一定要得到信任,你的意見才出得來。

信任的基礎還是溝通,我們談的看起來都很簡單,下午茶會、員工信箱,其實正式的及非正式的溝通都要進行,而且要持續不斷,組織溝通氣氛好,才有辦法推動事情。

訊息來源:今周刊 https://www.businesstoday.com.tw/article/category/154769/post/201907100036/

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